Conservare le ricevute Alloggiati Web automaticamente: la guida 2026 per gestori

L'art. 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, R.D. 18 giugno 1931 n. 773) impone a ogni gestore di struttura ricettiva di trasmettere alla Questura competente i dati identificativi degli alloggiati entro 24 ore dall'arrivo. La trasmissione avviene tramite il portale telematico Alloggiati Web della Polizia di Stato (alloggiatiweb.poliziadistato.it).

Ad ogni invio il sistema rilascia una ricevuta PDF con: ID univoco (formato AAAA/NNNNN [PA]), data di invio, numero schedine, giorni di permanenza, Questura competente, dati struttura. Questa ricevuta è la prova legale dell'adempimento e deve essere conservata dal gestore per almeno 5 anni ai fini di eventuali contestazioni (riferimento: art. 2220 c.c. per scritture contabili, applicato per analogia ai documenti amministrativi).

Il problema operativo: il portale PS conserva le ricevute online solo per 30 giorni. Dopo questa finestra puoi solo riconsultare i dati di trasmissione (date, numero schedine), ma non scaricare nuovamente il PDF firmato. Se a 6 mesi dalla trasmissione arriva un controllo della Questura e tu non hai conservato il PDF, sei scoperto.

Dalla nostra analisi su decine di B&B, hotel e affittacamere italiane, queste sono le 3 strategie più diffuse:

1. Stampa cartacea giornaliera

Il gestore (o lo staff) accede al portale PS ogni mattina, scarica il PDF della ricevuta del giorno precedente, lo stampa e lo archivia in un raccoglitore fisico. Pro: zero tecnologia. Contro: 5-10 minuti al giorno × 365 giorni = ~30-60 ore l'anno solo per questo task; raccoglitore voluminoso (1000+ schedine/anno per una struttura media); rischio di dimenticarsi nei weekend / ferie / chiusura stagionale.

2. Download manuale e archiviazione cloud

Stessa cosa della 1 ma il PDF viene salvato in una cartella Google Drive / Dropbox / OneDrive invece che stampato. Pro: nessun raccoglitore fisico. Contro: il tempo manuale resta lo stesso (5-10 min/giorno).

3. Automazione (PMS o tool dedicato)

Un software accede ogni notte al canale ufficiale di integrazione del portale Polizia di Stato, con le credenziali del gestore, scarica le ricevute disponibili e le carica automaticamente in una cartella cloud. Pro: zero lavoro manuale, garantito che ogni ricevuta sia salvata, alert automatico se le credenziali non sono più valide. Contro: serve uno strumento (PMS a pagamento o tool gratuito).

Il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato espone, accanto all'interfaccia visuale che si naviga col browser, un canale ufficiale di integrazione riservato ai software gestionali del settore ricettivo (PMS, channel manager, gestionali alberghi e extralberghieri). Lo stesso canale che usano i PMS commerciali italiani per inviare automaticamente le schedine, e che strumenti dedicati alla conservazione possono usare per scaricare le ricevute prima che vengano cancellate dall'interfaccia visuale dopo 30 giorni.

L'attivazione del canale è gratuita per qualsiasi gestore che ne faccia richiesta dal proprio profilo Alloggiati Web (è una funzione documentata pubblicamente dalla Polizia di Stato). Una volta attivato, il software gestionale può accedere ogni giorno con le credenziali del gestore e scaricare le ricevute della finestra disponibile.

Implementare un sistema di archiviazione automatica end-to-end (collegamento al canale ufficiale, download dei PDF firmati, caricamento in cloud personale, cifratura delle credenziali, gestione errori, alert quando qualcosa non va, dashboard di monitoraggio) richiede comunque competenze tecniche e una manutenzione continua nel tempo. Per la maggior parte dei gestori non è praticabile da soli — è il motivo per cui esistono servizi pronti all'uso.

Per evitare che ogni gestore italiano debba costruirsi da solo l'integrazione, abbiamo realizzato AlloggiatiSafe: un servizio web gratuito che fa esattamente questo — collegarsi al canale ufficiale del portale Polizia di Stato ogni notte alle 04:00, scaricare le ricevute disponibili e caricarle automaticamente nel tuo Google Drive personale, in una cartella dedicata ordinata per anno e mese.

I punti chiave:

• Gratis senza limiti. Nessun trial, nessun upgrade, nessun limite di volume. È pensato come strumento di servizio per la community dei gestori italiani, non come prodotto a pagamento.
• Onboarding in 3 minuti: registri un account email, autorizzi il collegamento al tuo Google Drive (permesso minimo — l'app vede solo i file che crea, non altri tuoi documenti), inserisci le credenziali del portale Alloggiati Web. Da quella notte parte l'archiviazione automatica.
• Credenziali cifrate: le credenziali del portale Alloggiati Web vengono cifrate con AES-256-GCM (standard di livello militare) usando una chiave derivata univocamente per ogni utente. Nemmeno chi ha accesso al database può leggerle senza la chiave master, custodita separatamente.
• I PDF restano nel tuo Drive: AlloggiatiSafe carica i file direttamente nella tua cartella Google Drive, non li conserva sui propri server. Anche se decidi di disinstallare il servizio, i PDF restano sotto il tuo pieno controllo.
• Dashboard con stats: vedi mese per mese quante ricevute archiviate, quante schedine, le notti totali, eventuali ricevute "a rischio" (quelle che il portale PS non riesce a fornire — spesso giorni senza alloggiati registrati).
• Alert automatici: se le credenziali Alloggiati Web non sono più valide (es. cambio password), ricevi un'email per riconfigurare. Se una ricevuta non è recuperabile dopo 15 giorni, ricevi un alert per controllare manualmente sul portale PS.

AlloggiatiSafe è realizzato dal team del PMS italiano FacileBB.it e viene offerto come servizio gratuito alla community dei gestori, indipendentemente dal fatto che siano clienti del PMS o no.

Se la conservazione delle ricevute Alloggiati Web è il tuo unico problema operativo, AlloggiatiSafe è perfetto: gratuito, mirato, zero complessità.

Se invece hai una gamma più ampia di esigenze — gestione prenotazioni multicanale (Booking, Airbnb, sito proprio), check-in online con OCR documenti, tassa di soggiorno automatica, fatturazione elettronica, sito web prenotabile — allora ha senso valutare un PMS completo come FacileBB.it, che include nativamente anche la trasmissione automatica al portale Alloggiati Web (oltre a tutto il resto), gestita all'interno del flusso di check-in.

I due strumenti non si sovrappongono: AlloggiatiSafe è il servizio standalone gratuito per chi vuole solo automatizzare la conservazione PDF; FacileBB.it è il PMS completo che gestisce tutto il ciclo prenotazione → check-in → schedina PS → fattura → reportistica.

Importante essere chiari su un punto: nessun software, gratuito o a pagamento, sostituisce la responsabilità legale del gestore. L'art. 109 TULPS impone a te, titolare della struttura ricettiva, di:

1. Identificare correttamente l'ospite all'arrivo
2. Trasmettere i dati alla Questura entro 24 ore
3. Conservare la prova della trasmissione (la ricevuta) per il periodo prescritto

Uno strumento come AlloggiatiSafe automatizza il punto 3, riducendo il rischio di dimenticanze. Ma:

• L'identificazione resta in capo al gestore (vedi anche guida self check-in conforme TULPS 2026)
• La trasmissione avviene tramite il PMS o l'inserimento manuale sul portale PS — AlloggiatiSafe non invia schedine, le scarica solo dopo che TU le hai trasmesse
• In caso di contestazione sulla validità di una ricevuta o su un mancato invio, è il gestore a doversi giustificare con la Questura — il fatto di aver usato un tool automatico non costituisce esimente

Per questo i Termini di servizio di AlloggiatiSafe (visibili sulla landing) sono molto chiari nel chiarire che lo strumento è supporto operativo, non sostituto di responsabilità.

Facciamo i numeri sul caso medio di una struttura ricettiva italiana:

• Tempo manuale per giorno: 5 minuti (login portale PS + scarico PDF + salvataggio in cartella + verifica)
• Giorni operativi/anno: ~300 (escluse chiusure stagionali)
• Totale annuo: ~25 ore

25 ore l'anno equivalgono a oltre 3 giornate lavorative complete dedicate a un task ripetitivo a basso valore aggiunto. Per una struttura familiare gestita dal proprietario, sono 3 giornate sottratte al rapporto con gli ospiti, alla manutenzione, alle attività promozionali. Per una struttura con staff, sono ~€500-800/anno di costo del lavoro (a tariffe medie italiane).

Sostituire questo lavoro con un cron automatico gratuito è uno dei migliori ROI immaginabili: 0 costo vivo, ~25 ore/anno recuperate, zero rischio di dimenticanza, archiviazione strutturata e sempre consultabile dal Drive.

Q: AlloggiatiSafe è davvero gratuito o ci sono costi nascosti?
A: Gratuito. Nessun limite di tempo, nessun upgrade, nessun consumo di crediti. È offerto come servizio dal team FacileBB.it per costruire una community di gestori interessati al PMS principale (lead-magnet trasparente). Niente ti obbliga a passare al PMS — molti gestori usano solo AlloggiatiSafe.

Q: Devo dare le mie credenziali Alloggiati Web a un terzo? È sicuro?
A: Sì, è necessario per accedere al portale a tuo nome. Le credenziali vengono cifrate con AES-256-GCM (standard di livello militare) usando una chiave derivata univocamente per ogni utente. La chiave master è custodita separatamente dal database e ruotata periodicamente. Il rischio è significativamente più basso che lasciare le credenziali su un foglio Excel sul desktop o appese a un post-it accanto al PC.

Q: Cosa succede se cambio password sul portale Alloggiati Web?
A: Il giorno successivo AlloggiatiSafe rileverà che le credenziali non sono più valide e ti invierà automaticamente un'email "⚠ Credenziali Alloggiati Web non valide" con il link per riconfigurarle. Fino a quel momento, l'archiviazione resta sospesa (le ricevute vanno comunque scaricate manualmente dal portale PS in quella finestra).

Q: Posso annullare l'iscrizione e cancellare i miei dati in qualsiasi momento?
A: Sì, in 1-click dalla pagina Account. La cancellazione rimuove tutti i dati dai server AlloggiatiSafe (anagrafica, credenziali AW cifrate, log ricevute, audit trail). I PDF già archiviati nel TUO Google Drive non vengono toccati e restano sotto il tuo pieno controllo.

Q: Devo essere anche cliente FacileBB.it per usare AlloggiatiSafe?
A: No. AlloggiatiSafe è completamente indipendente. Puoi continuare a usare il tuo PMS attuale (o nessun PMS), AlloggiatiSafe lavora a parte sul portale Polizia di Stato.

Conservare le ricevute Alloggiati Web è un adempimento legale obbligatorio, ma non deve essere un peso operativo. Le 3 opzioni concrete:

1. Continuare manualmente (stampa o cartella cloud) — funziona ma richiede ~25 ore/anno
2. AlloggiatiSafe gratuito — automatizza il task in 3 minuti di setup, zero costi → vai su alloggiatisafe.facilebb.it
3. PMS completo con conservazione integrata — sensato se hai anche altre esigenze (prenotazioni, check-in, tassa soggiorno, fatture) → scopri FacileBB.it

Approfondimenti correlati:

• Recuperare le ricevute Alloggiati Web fino a 1 anno indietro
• Tutti gli adempimenti obbligatori per strutture ricettive in Italia
• Self check-in TULPS-conforme 2026
• Check-in digitale per strutture ricettive

Disclaimer: questa guida ha carattere informativo. Per casi specifici relativi a contestazioni della Questura o dubbi sulla conservazione legale dei documenti, consulta sempre un avvocato specializzato in diritto del turismo.