Adempimenti Obbligatori per Strutture Ricettive in Italia

L'obbligo più importante: entro 24 ore dall'arrivo di ogni ospite (per soggiorni di almeno 24 ore), oppure entro 6 ore per soggiorni di durata inferiore (D.M. 16/9/2021), devi comunicare i dati alla Questura tramite il portale AlloggiatiWeb.

Cosa serve per ogni ospite:

• Nome, cognome, data e luogo di nascita
• Cittadinanza
• Tipo, numero e luogo di rilascio del documento d'identità
• Date di arrivo e partenza

Sanzioni: la mancata comunicazione è un reato penale (art. 109 TULPS) con sanzioni fino a 3 mesi di arresto o ammenda fino a 206€ per ogni ospite non registrato.

Conservazione delle ricevute: il portale Polizia di Stato cancella le ricevute di trasmissione dopo 30 giorni. Per essere coperti in caso di controllo (fino a 5 anni dopo la trasmissione), le ricevute PDF vanno scaricate e archiviate. Esiste uno strumento gratuito dedicato a questo: AlloggiatiSafe archivia automaticamente nel tuo Google Drive le ricevute, ogni notte alle 04:00. Approfondimento: guida alla conservazione automatica.

Con FacileBB.it il check-in digitale raccoglie automaticamente tutti i dati, genera le schedine nel formato corretto per AlloggiatiWeb, pronte per l'invio, e archivia anche le ricevute di ritorno (compresa la conservazione automatica integrata).

Tutte le strutture ricettive devono comunicare mensilmente i dati statistici alla Regione o alla Provincia tramite i portali ISTAT regionali.

I dati richiesti includono:

• Numero di arrivi e presenze per nazionalità
• Tipo di struttura e capacità ricettiva
• Periodo di riferimento

Ogni Regione ha il suo portale, i propri moduli e le proprie scadenze (generalmente entro il 5-10 del mese successivo). Verifica presso la tua Regione di appartenenza quali dati sono richiesti e le scadenze esatte, perché possono variare significativamente.

FacileBB.it genera automaticamente i report ISTAT con arrivi e presenze suddivisi per nazionalità, pronti per essere caricati sul portale regionale.

Molti Comuni italiani applicano l'imposta di soggiorno (o tassa di soggiorno), che il gestore deve:

1. Riscuotere dall'ospite al momento del check-out
2. Dichiarare al Comune con cadenza periodica
3. Versare al Comune entro le scadenze stabilite

L'importo varia per Comune, tipo di struttura, categoria e periodo dell'anno. Sono previste esenzioni per minori, residenti, lavoratori e altre categorie. Verifica presso il tuo Comune se l'imposta è applicata, le tariffe in vigore, le esenzioni previste e le modalità di versamento: ogni Comune ha regole diverse.

Sanzioni: il mancato versamento comporta sanzioni amministrative tributarie: sanzione del 30% dell'importo non versato per omesso o ritardato versamento, e dal 100% al 200% per omessa o infedele dichiarazione annuale (da presentare entro il 30 giugno dell'anno successivo). Il D.L. 34/2020 ha eliminato la qualifica di agente contabile.

FacileBB.it calcola automaticamente l'imposta per ogni prenotazione in base alle regole del tuo Comune, gestisce le esenzioni e genera il report riepilogativo per la dichiarazione periodica.

Le strutture con partita IVA devono emettere fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Dal 2024 l'obbligo si estende anche ai forfettari.

Adempimenti chiave:

• Fattura elettronica XML per ogni prestazione (anche per privati, su richiesta)
• Corrispettivi telematici per chi non emette fattura
• IVA al 10% per i servizi alberghieri (aliquota ridotta)
• Ricevuta/documento fiscale per ogni incasso

FacileBB.it genera fatture elettroniche XML conformi direttamente dalla scheda prenotazione, con numerazione automatica e archivio digitale.

Le strutture ricettive trattano dati personali sensibili (documenti, dati sanitari per esenzioni, preferenze alimentari). Il Regolamento GDPR impone:

• Informativa privacy — da mostrare all'ospite prima della raccolta dati
• Base giuridica — obbligo di legge per le schedine PS, contratto per la prenotazione, consenso per il marketing
• Registro dei trattamenti — obbligatorio per chi tratta dati regolarmente
• Diritti dell'ospite — accesso, rettifica, cancellazione, portabilità dei dati
• Data breach — notifica entro 72 ore in caso di violazione

Sanzioni: fino al 4% del fatturato annuo o 20 milioni di euro.

FacileBB.it include un modulo GDPR completo con informativa integrata nel check-in, registro dei trattamenti, gestione delle richieste di cancellazione e export dei dati ospite.

Dal 1° gennaio 2025 tutte le strutture ricettive devono possedere il CIN (Codice Identificativo Nazionale), rilasciato tramite la BDSR (Banca Dati delle Strutture Ricettive) del Ministero del Turismo.

Il CIN deve essere:

• Esposto all'esterno della struttura, in modo visibile
• Indicato in tutti gli annunci online (Booking.com, Airbnb, sito web, ecc.)

Sanzioni:

• Da 800 a 8.000 euro per mancata richiesta del CIN
• Da 500 a 5.000 euro per mancata esposizione o mancata indicazione negli annunci

La richiesta si effettua online sulla piattaforma BDSR del Ministero del Turismo. Verifica presso il tuo Comune o la tua Regione eventuali adempimenti aggiuntivi.

Adempimento	Frequenza	Scadenza
Schedine PS / AlloggiatiWeb	Per ogni arrivo	Entro 24h (o 6h se soggiorno < 24h)
Report ISTAT	Mensile	Entro il 5-10 del mese
Imposta di soggiorno	Periodica (Comune)	Variabile
Fatturazione elettronica	Per prestazione	Entro 12 giorni
Privacy GDPR	Continuo	Sempre
CIN (Codice Identificativo Nazionale)	Una tantum	Obbligatorio dal 1/1/2025

Un gestionale PMS come FacileBB.it automatizza la maggior parte di questi adempimenti, riducendo il rischio di errori e sanzioni.

Ricorda: le scadenze, i portali e le modalità operative possono variare da Regione a Regione e da Comune a Comune. Verifica sempre presso il tuo Comune e la tua Regione di appartenenza.